El sistema permite administrar el control de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo que brinda sus empresas por medio del departamento de Talleres de Servicio.
La herramienta normaliza la digitación de información y se maximice el uso del tiempo del recurso humano de la empresa, adicionalmente toda la información del negocio debe estar centralizada dentro de la misma base de datos que contiene la información principal del negocio.
Ofrece una interface de usuario muy agradable, de fácil comprensión y uso para el usuario, los usuarios de la herramienta, no necesariamente son personas con nivel alto de conocimiento en los sistemas de información, por lo que la manipulación del producto es muy sencilla.
Adicionalmente fue construida en un lenguaje muy liviano y permite el uso de la misma en dispositivos estacionarios como Pc o en dispositivos móviles como Tabletas, sin importar el sistema operativo que corran los dispositivos.
Puede ser utilizada en otros talleres de servicio de las empresas del grupo que no necesariamente estén localizadas dentro de la misma zona geográfica, por lo que la herramienta debe accederse desde Internet.
Permitir la configuración de varias compañías y la parametrización de la misma según el modelo operativo de las diferentes empresas del grupo que la vayan a utilizar.
Proceso de normalización de información con las estructuras de datos existentes en el sistema de información principal ExactusERP. Esta normalización permitire aprovechar las estructuras de datos ya existentes para el almacenamiento de información y evitar la duplicidad y mantenimiento de datos a nivel del usuario final.
Los registros relativos a los equipos y accesorios se almacenan dentro de la tabla de Artículos de ExactusERP y se clasifican como artículos de tipo fantasma, de manera que no exista un control de inventario sobre ellos. Los registros relativos a clientes son normalizados con la tabla de Clientes en ExactusERP y con los procesos de mantenimiento requeridos por ExactusERP para ser modificados dentro de la nueva APLICACIÓN. En el caso de los registros relativos a pedidos, son creados directamente en las estructuras de datos de Control de Inventario para realizar de manera automática el movimiento de artículos entre las respectivas bodegas de artículos, de la misma forma que los pedidos serán creados directamente la tabla de Pedidos de ExactusERP para posteriormente ser convertidos en Facturas.
Modelo de operación dinámico que permite la flexibilidad y la minimización del proceso de datos de parte de los colaboradores. En el siguiente diagrama se detalla la el proceso de servicio que brinda el taller. El sistema cuenta con un módulo de control de usuarios interno separado al de ExactusERP, de manera que no se requiere licencias de ExactusERP para hacer uso del sistema y se podrán diferenciar las transacciones que cada usuario realice en el sistema.
• Recepción Equipo: Se hace boletas de recepción de Equipos Electrónicos por medio de tabletas o PCs. Se toman y adjuntan fotografías al formulario de Recepción. Ya NO se usan formularios PRE Impresos.
• Creación de Orden de Servicio: Se crea la orden de servicio utilizando información del Cliente en ExactusERP. Se envía por correo electrónico la información de la orden de servicio ó se imprime copia al cliente.
• Revisión y Diagnóstico: Los mecánicos con la orden de servicio inician el diagnóstico del problema. Se levanta el requerimiento de repuestos y consumibles necesarios para la reparación y mantenimiento. Se documenta la información técnica de diagnóstico dentro de la orden de servicio.
• Elaboración de Presupuesto y Aprobación: Se Consulta Directamente de ExactusERP la información de existencias, productos alternos y precios del inventario de repuestos. Se elabora un presupuesto de Repuestos y Mano de Obra asociado a la Orden de Servicio. Se notifica por correo electrónico y envía el presupuesto al Cliente:
Cliente Aprueba Presupuesto: Se autoriza el presupuesto y se genera de manera automática un paquete de Ajuste de inventario en ExactusERP para mover el producto de Bodega. Se notifica vía correo electrónico a la persona encargada de autorizar el paquete de ajuste de inventario en ExactusERP.
Se Ejecuta la Orden Servicio y Se Factura: Al Ejecutar y Terminar la Orden de Servicio se crea el pedido dentro de ExactusERP con toda la información líneas de productos de repuesto y Líneas de Servicio por Mano de Obra. Se factura el pedido en ExactusERP.
Se cierra Orden y Entrega Equipo Cliente No Aprueba Presupuesto: Se cierra la orden de Servicio y se notifica al cliente del cierre vía correo electrónico. Se cierra Orden y Entrega Equipo Se mantendrá un completo seguimiento sobre los registros que se realizan sobre cada orden de servicio y se podrá consultar esta información cuando así se desea. El sistema contará con un integrador de correo electrónico vía el servidor de SQL para enviar las respectivas notificaciones de cambios en las ordenes de servicio, tanto a los usuarios internos como a los clientes que dan uso de los servicios del taller.